راولپنڈی (نیوز ڈیسک) پنجاب حکومت کی ہدایت پرراولپنڈی ڈویلپمنٹ اتھارٹی اور پنجاب انفارمیشن ٹیکنالوجی بورڈ کے درمیان ای فائلنگ اور آفس آٹومیشن سسٹم کے لیے ایک معاہدے پر دستخط کر دئیے گئے ہیں اس سلسلے میں آر ڈی اے میں ای فائلنگ اور آفس آٹومیشن سسٹم کیلئے ایک اجلاس منعقد ہوا، جس میں کمشنر راولپنڈی ڈویژن لیاقت علی چٹھہ، ڈائریکٹر جنرل آر ڈی اے محمد سیف انور جپہ، نمائندہ پی آئی ٹی بی ڈاکٹر شوکت علی اور ڈپٹی ڈائریکٹر آئی ٹی آر ڈی اے داؤد خالد اعوان اور دیگر نے شرکت کی۔
اس موقع پر نمائندہ پی آئی ٹی بی نے ای فائلنگ اور آفس آٹومیشن سسٹم کے بارے میں بریف کیا۔ترجمان آرڈی اے ے کے مطابق اس ای فائلنگ سسٹم معاہدے کا مقصد نوٹس، منظوریوں یا تجاویز کیلئے کاغذ پر مبنی فائل ہے تاکہ یہ ریکارڈ آسانی سے قابل رسائی رہے۔
بعض اوقات دفاتر کی اہم دستاویزات شدید بارش کی وجہ سے سیلاب جیسے کسی بھی ناخوشگوار واقعہ کے دوران ضائع ہو جاتی ہیں،جیسے آر ڈی اے کی دستاویزات 2004 کے سیلاب میں گم ہو گئیں تھیں۔
انہوں نے کہا کہ آر ڈی اے میں ای فائلنگ سسٹم سرکاری روزمرہ کے کاموں کے بروقت اور موثر انتظام کو قابل بنائیگا اور پبلک سیکٹر میں کاغذ کے بغیر دفتری ماحول کی طرف بڑھے گا۔ اس مینجمنٹ سوفٹ ویئر کا بنیادی مقصد یہ یقینی بنانا ہے کہ ہر خط و کتابت ڈیجیٹل طور پر چوبیس گھنٹے قابل رسائی ہو۔ انہوں نے بتایا کہ ہر سرکاری دستاویز کی ڈیجیٹل کاپیاں بنا کر سسٹم پر اپ لوڈ کی جائیں گی۔
یہ کاپیاں کلاؤڈ سرور پر بھی محفوظ کی جاتی ہیں اور مستقبل کے استعمال اور حوالہ کے لیے محفوظ کی جاتی ہیں۔درخواست تمام شرکاء کو ایک ایس ایم ایس بھیجتی ہے اور انہیں غیر قانونی زیر تعمیر عمارتوں، غیر قانونی ہاؤسنگ سکیموں، میٹنگ کے اوقات اور مقام وغیرہ کے خلاف آر ڈی اے کی کارروائیوں کے بارے میں مطلع کرتی ہے۔ انہوں نے مزید کہا کہ اس سسٹم نے نوٹس، دستاویزات، آفس آرڈرز اور نوٹیفیکیشن کی منظوری کے لیے ٹرن اراؤنڈ وقت کو کم کیا ہے، جس کے نتیجے میں کارکردگی میں اضافہ ہوا ہے۔
